GUIA DO SISTEMA

Guia e glossário da área de gestão.

O que significa cada termo usado no painel da Vértice, como preencher metas, plano de ação e diagnóstico, e respostas para as dúvidas mais comuns.

Buscar um termo ou dúvida

O ciclo em quatro passos

Diagnóstico. Avalie os critérios com nota, achado e evidência.
Metas. Escolha o que precisa mudar, com indicador, linha de base, alvo e prazo.
Plano 5W2H. Transforme achados e metas em ações com responsável e prazo.
Acompanhamento. Registre medições e evidências e revise o que não avançou.

Acesso e perfis

Master: Perfil da equipe Vértice. Vê e administra todas as instituições, cria instituições e cadastra gestores.
Gestor: Responsável pela instituição no sistema. Edita dados da instituição e dos cursos, define metas, gere a equipe (perfis Equipe e Leitura) e pode excluir registros.
Equipe: Quem executa o trabalho: registra medições, ações do plano e critérios do diagnóstico. Não altera metas nem exclui registros.
Leitura: Apenas consulta. Indicado para reitoria, mantenedora ou conselhos que acompanham sem lançar dados.
Convite: E-mail enviado a quem ainda não tem conta. A pessoa define senha e segundo fator; o vínculo com a instituição é criado no primeiro acesso.
Segundo fator (MFA): Código de seis dígitos gerado por um aplicativo autenticador no celular. É exigido em todo acesso aos dados das instituições.

Metas e indicadores

Meta: Resultado que a instituição se compromete a alcançar até uma data. Ex.: reduzir a evasão do 1º ano.
Indicador: Número que mostra se a meta está sendo cumprida. Ex.: taxa de evasão anual.
Regra de cálculo: Fórmula que define como o indicador é calculado, para que todas as áreas cheguem ao mesmo número.
Fonte: Sistema, relatório ou documento de onde o número é extraído.
Linha de base: Valor do indicador no início do acompanhamento. É a referência para medir a evolução.
Alvo: Valor que se pretende atingir no prazo da meta.
Sentido desejado: Se o bom resultado é o indicador subir (aumentar), cair (reduzir) ou permanecer estável (manter).
Medição: Registro do valor do indicador numa data. A sequência de medições forma o histórico da meta.
Periodicidade: Intervalo em que o indicador é medido de novo: mensal, semestral, anual etc.
Progresso: Quanto do caminho entre a linha de base e o alvo já foi percorrido, segundo a última medição.

Plano de ação

5W2H: Método de planejamento que descreve cada ação por sete perguntas: What (o quê), Why (por quê), Where (onde), Who (quem), When (quando), How (como) e How much (quanto custa).
Ação: Tarefa concreta, com responsável e prazo, que contribui para uma meta ou responde a um achado.
Avanço: Percentual aproximado de execução da ação, de 0 a 100.
Ação atrasada: Ação com prazo vencido que não está concluída nem cancelada.
Bloqueada: Ação parada por depender de algo fora do controle do responsável (aprovação, orçamento, outro setor).
Evidência de execução: Registro que comprova que a ação foi feita: ata, portaria, relatório, documento interno.

Diagnóstico

Dimensão: Grande área avaliada, como organização didático-pedagógica, corpo docente ou infraestrutura.
Critério: Ponto específico verificado dentro de uma dimensão. Ex.: o PPC está atualizado às DCNs.
Referência: Norma ou indicador usado como régua. Ex.: indicador 1.1 do instrumento de avaliação do INEP.
Nota: Avaliação do critério de 1 (muito frágil) a 5 (excelente), na lógica dos instrumentos do INEP.
Achado: Descrição objetiva do que foi encontrado na verificação.
Prioridade: Urgência do tratamento: alta (risco regulatório ou impacto imediato), média ou baixa.
Evidência consultada: Documento ou fonte que sustenta a nota e o achado.

Termos do ensino superior usados no sistema

e-MEC: Sistema do Ministério da Educação com o cadastro oficial de instituições e cursos e os processos regulatórios.
PPC: Projeto Pedagógico do Curso: documento que descreve objetivos, perfil do egresso, matriz curricular e organização do curso.
NDE: Núcleo Docente Estruturante: grupo de professores responsável pela concepção e atualização do PPC.
CPA: Comissão Própria de Avaliação: conduz a autoavaliação institucional.
DCNs: Diretrizes Curriculares Nacionais: normas que orientam a organização de cada curso de graduação.
Modalidade: Forma de oferta do curso: presencial, semipresencial ou a distância (EAD).

Perguntas frequentes

Acesso e uso geral

Como recebo acesso ao sistema?

O acesso é por convite. A Vértice cadastra o gestor da instituição, e o gestor convida a própria equipe. Você recebe um e-mail para definir sua senha e configurar o segundo fator.

Por que o sistema pede um código do celular?

Os dados das instituições são protegidos por segundo fator. Instale um aplicativo autenticador (como Google Authenticator ou Microsoft Authenticator), leia o QR code no primeiro acesso e informe o código de seis dígitos sempre que entrar.

Vejo os dados de outras instituições?

Não. Cada pessoa vê apenas as instituições a que está vinculada. A regra é aplicada no banco de dados, não só na tela.

Qual a diferença entre meta e indicador?

A meta é o resultado pretendido (reduzir a evasão). O indicador é o número que permite verificar se ele está acontecendo (taxa de evasão anual).

Não sei a linha de base. Posso cadastrar a meta assim mesmo?

Pode. Deixe o campo em branco e registre a primeira medição assim que tiver o dado; o progresso passa a ser calculado a partir daí. Sem linha de base, a barra só indica se o alvo foi atingido.

Com que frequência devo registrar medições?

Na periodicidade definida na meta. O importante é manter a mesma regra de cálculo e a mesma fonte em todas as medições.

Quem pode alterar uma meta?

Somente o gestor da instituição e a Vértice. A equipe registra medições e ações, mas não muda o alvo nem o prazo.

Excluí um registro por engano. E agora?

Toda inclusão, alteração e exclusão fica registrada na auditoria do sistema. Fale com a Vértice para avaliar a recuperação.

Posso anexar documentos como evidência?

Nesta versão, a evidência é descrita em texto: nome do documento, data, número ou link interno. Não envie documentos com dados pessoais pelo sistema.

Os números de matrícula são editáveis?

Não. Os quantitativos da aba Matrículas vêm de relatórios importados dos sistemas acadêmicos e são preservados como na origem.

Matrículas

De onde vêm estes números?

De relatórios importados do sistema acadêmico da instituição (no caso da UNITOP, o e-ORBIT). Eles não são digitados no painel e são preservados como na origem.

Por que o total do relatório e a soma das turmas às vezes diferem?

Porque a própria origem pode trazer divergências. O painel mostra os dois valores e sinaliza a diferença, para conferência com a secretaria.

Matriculado é o mesmo que aluno único?

Não necessariamente. Os quantitativos são por turma; um mesmo aluno pode aparecer em mais de uma. Retenção e evasão exigem cruzamento individual.

Cadastro e cursos

Quem pode editar os dados da instituição?

O gestor da instituição e a Vértice. Equipe e Leitura apenas consultam.

Onde encontro o código e-MEC?

No cadastro público do e-MEC (emec.mec.gov.br), buscando pelo nome da instituição ou do curso.

Posso apagar um curso?

Somente a Vértice, e apenas se o curso não tiver dados ligados a ele. Para cursos encerrados, use a situação “Em extinção” ou “Extinto”, que preserva o histórico.

Preciso cadastrar todos os cursos?

Cadastre ao menos os cursos que terão metas, ações ou diagnóstico. Os demais podem ser incluídos depois.

Metas e indicadores

Qual a diferença entre meta e indicador?

A meta é o resultado pretendido (reduzir a evasão). O indicador é o número que mostra se ele está acontecendo (taxa de evasão anual).

Não sei a linha de base. E agora?

Deixe em branco e registre a primeira medição assim que tiver o dado. Sem linha de base, a barra indica apenas se o alvo foi atingido.

Como a barra de progresso é calculada?

Pela distância entre a linha de base e o alvo: se a evasão era 18%, o alvo é 12% e a última medição foi 15%, o caminho percorrido é 50%.

Quem pode criar ou alterar metas?

O gestor e a Vértice. A equipe registra as medições, mas não muda alvo nem prazo.

Quantas metas devo cadastrar?

Poucas e bem medidas. Três a cinco metas por instituição ou curso costumam bastar para orientar a gestão.

Plano de ação 5W2H

O que significa 5W2H?

Sete perguntas que descrevem cada ação: o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto custa.

Preciso ligar toda ação a uma meta?

Não é obrigatório, mas é recomendado: ligar a ação a uma meta ou a um achado mostra por que ela existe e ajuda a priorizar.

Quando uma ação aparece como atrasada?

Quando o prazo já passou e a situação não é “Concluída” nem “Cancelada”.

O que coloco em evidência?

O registro que comprova a execução: nome e data da ata, número da portaria, relatório ou link interno. Não inclua dados pessoais.

Quem pode excluir uma ação?

O gestor e a Vértice. A equipe cria e atualiza ações, mas não exclui.

Diagnóstico

Que nota devo dar?

De 1 (muito frágil) a 5 (excelente), na mesma lógica dos instrumentos de avaliação do INEP. Use meio ponto se necessário.

O que diferencia achado de evidência?

O achado é o que foi constatado. A evidência é o documento ou fonte que sustenta essa constatação.

Como transformo um achado em ação?

Clique em “Criar ação” na linha do critério. O plano 5W2H abre com o achado já vinculado.

Quando marco um critério como resolvido?

Quando a ação foi executada e há evidência de que a situação mudou, não apenas quando a ação foi planejada.

Equipe

A pessoa precisa ter conta antes?

Não. Se não tiver, ela recebe um convite por e-mail para criar senha e segundo fator; o acesso é liberado no primeiro login.

Quem pode dar acesso?

A Vértice dá acesso com qualquer perfil, em qualquer instituição. O gestor dá acesso apenas à própria equipe, com os perfis Equipe ou Leitura.

O convite não chegou. O que fazer?

Peça para verificar a caixa de spam. Se não estiver lá, cancele o convite pendente e envie de novo, conferindo o e-mail digitado.

Como retiro o acesso de alguém?

Use “Retirar acesso” na linha da pessoa. A conta continua existindo, mas deixa de ver esta instituição.

Já tem acesso? Entrar no painel